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  • [原创]收到请回复
  • 作者: 文心时间: 2019/7/9 17:41:01分类: 管理探索
  • 收到请回复

    /文心

    不知何时起,“收到请回复”成为了生活、工作中必不可少的一项内容,而产生这项内容的主要渠道就是当下盛行的即时通讯服务平台——微信。回想起我最初得知并注册微信是在2010年,正读大学二年级,班里一个头脑灵活、精通信息技术的同学推荐了微信这款软件,而当时这款软件最打动我的是语音功能,以最快捷、最真实的语音替代之前的纯文字交流,在当时来讲是很新鲜的体验。然而,当时的我怎么也不会想到,近10年内,微信里各项功能越来越亲密地伴随着现代人生活的每一步,尤其是微信群功能。

    粗略统计了一下,目前仅我个人已保存的微信群有50多个,有同学校友、家庭成员、兴趣爱好、工作项目等不同方面的群,当然,占绝大部分还是工作群。微信群,这个代表由单数到多数,由个体到群体的集合,把当下大大小小的具有独特性质的群体进行精细化划分,比如在工作方面,在全体党员老师集中在一起组建党员群、教研组老师组建教研群、班级老师组建班级群、各科研组老师组建科研小组群、一个办公室的3位同志也会组建办公群。越分类、越精细,越精细就意味着我们的关注点就会越多。

    但凡有群体,就意味着有管理,那么微信群中的群主就是群内管理员。根据不同的群需要,管理员的职责有很多种,最常见的一种就是发通知,之前,未曾有微信时,大家接到通知后,哪怕使用收费的短信也会回复一句“收到”,如今,当这个免费的通讯软件呈现在大家面前,一个通知过后总是陆陆续续地回复着。有时,不单单是工作通知,哪怕生活方面的问候也不一定能够得到对方的及时回应。所以,现在很多时候,我们在重要的通知后面都会加一句“收到请回复”。

    是对方没有收到通知吗?有一次,在发过一则重要通知后,有个别老师迟迟未回复。因为是紧急通知,我不得不挨个给未回复的老师逐一打电话,电话这边焦急提醒着对方看手机通知,电话那边听着来有些漫不经心。

    “那个通知啊,我收到了啊,谢谢!”

    “多谢提醒,下次注意回复。”

    “已收到,现在回复。”

    ……

    一个同事在个人朋友圈氛围内做了一个调查,基本上每人时隔3分钟看一次手机,最长是10分钟看一次。我索性在网上进行一个搜索,答案更是让人啼笑皆非。

    “现代人多久看一次手机?”

    “现代人平均时隔6分钟看一次手机,如果长时间不回复,你就该懂了!”


    “收到请回复”看似是一个很小、很平常的事件,但当这样的事件频频发生时,我们就不得不去关注事情本身,有一个良好的解读和剖析,进而去关照涉及事件中的每一个个体。

    话说回来,“收到回复”实则就是一个管理问题,一句话这样说:“管理,管理,有管也要有理。”虽然说得有些俗套,但确实在理,管理首在管,重在理,这个“理”包含了理解、理会、晓理等等。就如一则通知发出去,总有个别人不“理”,那么就意味着这个“管”遇到了阻塞,需要疏通。如何使“管”和“理”达成同步,而使其更加和谐统一,我想管理中的每个人都能相互理解、换位思考是疏通的阻塞管的主要渠道。拎清了这个道理,那么“收到请回复”事件就有了进一步的解读。

    假如你是发布通知的人?要知道,一则通知的发送者是带着责任和任务的,任务就是发布通知及完成通知中所包含的具体事宜,责任就是落实每一项通知的所涵盖的要求。一般情况下,通知人会遇到如下几类情形:重要紧急型,需要发的通知重要且紧急,需迅速编辑通知内容,并确保在一定时间内被通知的每一个人收到。一般重要紧急型通知不会伴随什么具体的任务,大多数是告知开会、集合、活动的时间及要点。发通知的人自发完通知之后,时时刻刻需要关注群动态,一是关注回复人数,二是关注不要错过时间截点。可想而知,在这个规定的时间之前发通知的人是一个怎样的心情?在任务意识的驱动下,至少不能完全放松去做其他事情。若群中每个人都能及时回复,发通知者也会顷刻安心;如果大多数人没有回复,发通知者可能会焦虑;如果如果是个别人没有回复,发通知者需要一个个打电话或通过各种渠道取得联系。任务下达型,这类通知一般是伴随着一些任务,比如通知大家在规定时间内完成网络研修,并撰写研修反思,那么这一类通知的发布也必须按时,尽早通知意味着给大家争取更多的完成时间。然而,这一类通知虽重要但不紧急,却也需要确保每个人知晓,并且有责任心的通知者还会在任务上交时间内去再次提醒大家。当通知者已完成按时通知、阶段性提醒之后,再去进行任务完成结果统计时,还会遇到没有完成的人员,那么,只能在群中下“最后通牒”,点出具体是哪位未完成,做最后的督促直到此次工作结束。温馨提醒型,温馨提醒类通知基本上轻松而愉快,比如发工资了注意查收、天气不好注意行车安全,或者对已通知过的重要事宜的再次强化,总之,这类通知对通知发布人和接收人都相对轻松许多。

    假如你是接收的通知人?作为接收通知的人在收到通知后会是一种什么样的状态?收到通知之后不及时回复是怎么考虑的?无关紧要型,有些通知与自己无关或关系不大,所以自认为回复或者不回复都不当紧,想必发通知的人也无所谓自己是否回复。延迟理会型,明明是看到通知了,先不急着回复表示我很忙,证明自己不是那种没事天天抱着手机只等着回复消息的人;延迟理会也有可能是没看明白,想在琢磨一会如何回复为佳;当然,还有可能是真的不想理会,不想回复你懂得!静观事态型,比如,有关征集意见的通知,自己没有主见先看看别人怎么回复;对于不情愿却不得不做的事情,先看看别人的回复,如果大家都没意见就随大流回复,若群中有一个人有意见自己也就随之附和。先行后回型,有些通知是需要一个答复的,当个人没有落实清楚之前想等到“水落石出”后再回复,如果先回复个“收到”觉得重复且没有必要

    以上是我个人简要梳理的关于发通知及回复通知的一些现象分析,主要归纳为几个类型,当然,这里也不排除确实有急事,未及时看、及时回复的人,这是情有可原的,但如若是其他可能,还真的需要换位想想。

    发布通知和接收通知的心态是不一样的,站位、角度、立场不同造成那些再简单不过的事情都变得劳心劳力。就像孩子写作业一样,老师布置作业也不是一件轻松的事情啊,老师布置完之后要督促完成,还得一一认真批改,批改完之后需要分析、总结总体完成情况,有时为进行激励还会对前几名进行排名。孩子虽然不想写作业,但是作业是自己的基本任务,不得不完成,所以快乐、有序、高效地完成岂不乐哉!

    当然,大型公司、企事业单位,重要部门重要接收人的通知都有专人负责短信和电话同步通知。作为学校,面对的群体是一线老师,所以发通知者还要具备一定的感召力,总是高高在上的布置任务多少会让他人有些心烦,加上一句问好,加上一句谢谢,起码的尊重会拉近与大家的距离。另外,发通知也是一种艺术,前几日看了博友缘爱飞翔老师的一篇文章《有些管理通知也可以温情脉脉》,给我了一些启发,加入人性化、艺术感的通知让一任务或者压力变得轻松不少,至少从心里上愿意去应和。那天看了教育博客颜色编辑发布的提醒类通知,也是触动不小,题目是“发布一则小小的几乎不会影响到您的提醒”先看这题目完全没有压力感,后面大意是说博客平台晚间会系统升级,会短暂使用不畅请博友谅解,最后加了一句很有温度的话“不过我们希望那个时候,您已经在甜甜的梦乡里。”不知道其他博友看到后是怎么理解的,我看到这个信息后不自主的第一个进行了回复。看似一则短短的通知,里面传递的信息和运用的语言艺术是极为丰富的,不仅明确告知事情的具体情况,而且也表明了通知者的一种关心和对博客工作的态度,是希望大家工作也好、写博也罢贵在平时,不要熬夜,关注的是一种积极向上、持续发展的生活状态,而非一味的加油助威,让人透不过气来。


    之前,我们即便使用收费的短信,也会很及时地回复信息,在信息化飞速发展的现在,用不收费的软件回复信息也觉得麻烦,哪怕信息后面的“收到请回复”也是可有可无般存在。有一句英文谚语叫做:“No news is good news”,翻译过来是“没有消息就是好消息”。这个典故源自美国南北战争时期,参战的人阵亡后,家人会收到阵亡通知,如果没有什么消息则证明还有活着的希望。“没有消息就是好消息”这句话用到让人们目不暇接的信息时代,可能大家也需都渴望得到这份难得清闲吧。

    如果你能感受到“收到请回复”背后的急迫与渴望,请毫不犹豫地动动手指;如果你能理解到“收到请回复”背后的意义和心情,请多加上一句“谢谢”。相互尊重、理解、配合也许会使生活、工作得到最大效益的共赢。给他人一个定心丸,也是给自己的一个好代言!

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